Brio DocForge

Pe scurt

• Conversie între PDF, Word (DOCX și DOC), ODT, RTF, HTML, Markdown și text: 31 de conversii, alese automat pe drumul care păstrează cel mai bine formatarea.
• Editare PDF fără a „poza” documentul: reordonare, rotire, ștergere, extragere și unire de pagini, inserare de imagini, filigrane și ștampile.
• Semnături: semnătură olografă desenată o dată și aplicată oriunde, plus semnătură electronică avansată sau calificată (PAdES) cu certificat stocat sau cu cheia de pe token-ul tău.
• Șabloane și generare în lot: contractul-tip devine un formular; dintr-un tabel Excel cu 200 de rânduri obții 200 de contracte gata de semnat.
• Formulare PDF completate direct în aplicație, inclusiv pe documente deja semnate, fără a invalida semnătura.
• Protecție: parolă de deschidere cu criptare AES-256, criptare către destinatari anume, restricții de editare pentru PDF, Word și Excel.
• Anonimizare reală: textul acoperit este șters din fișier, nu doar ascuns sub un dreptunghi negru.
• OCR: transformă un PDF scanat într-unul în care se poate căuta și copia text, cu suport pentru limba română.
• Istoric complet: nicio operație nu suprascrie un document; fiecare modificare creează o versiune nouă, iar fiecare semnătură rămâne înregistrată.

Pentru cine este

• Departamente juridice și cabinete de avocatură. Contracte generate din șabloane, semnate calificat, cu anonimizare reală înainte de a trimite un document în afara firmei.
• Resurse umane. Contracte de muncă, acte adiționale și adeverințe generate în lot dintr-un tabel; formulare PDF completate și semnate fără imprimantă.
• Contabilitate și financiar. Documente protejate cu parolă sau criptate pentru un destinatar anume; Excel-uri cu foi protejate; ștampila firmei aplicată pe un lot întreg.
• Achiziții și vânzări. Oferte și contracte pe același model, cu identitatea vizuală a firmei, convertite în PDF sau Word după cum le cere clientul.
• Instituții și firme cu date sensibile. Varianta instalată pe serverele proprii: documentele nu părăsesc infrastructura ta.

Funcționalități în detaliu

Biblioteca de documente și versiunile

Fiecare utilizator are o bibliotecă proprie, complet separată de a celorlalți. Încarci un fișier, iar aplicația îi recunoaște formatul după conținut, nu după extensie, și îți arată ce poți face cu el. Nimic nu se suprascrie: orice conversie, editare sau semnătură produce o versiune nouă, legată de cea din care provine. Vezi oricând lanțul complet: originalul, versiunea convertită, cea cu paginile reordonate, cea semnată.

Pentru orice PDF, fila Informații arată, înainte de a modifica ceva: metadatele, formatul paginilor, dacă este criptat și ce restricții are, fonturile și dacă sunt încorporate, imaginile, formularele, atașamentele, eventualul cod JavaScript, reviziile și paginile fără text, semn că documentul este scanat și are nevoie de OCR.

Conversie între formate

Convertește între PDF, DOCX, DOC, ODT, RTF, HTML, Markdown și TXT. Nu alegi tu programul de conversie: aplicația caută singură drumul care pierde cel mai puțin din formatare. O conversie mai lentă, dar fidelă, are întotdeauna prioritate față de una rapidă care ar strica stilurile. Interfața îți oferă doar conversiile care chiar funcționează pentru documentul respectiv.

Editor de documente cu previzualizare

Redactezi direct în aplicație, cu previzualizare în timp real, și inserezi imagini din biblioteca proprie. La export obții PDF cu tipografie de calitate (antete și subsoluri pe fiecare pagină, cuprins cu numere de pagină, control al rândurilor rămase singure la capăt de pagină) sau Word cu stiluri reale (Titlu 1, Titlu 2, Normal), nu text formatat manual, ca documentul să rămână ușor de modificat de oricine îl primește. Identitatea vizuală a firmei, fonturi, culori, antet, se aplică automat la fiecare export.

Șabloane de documente

Un contract-tip, o adeverință sau o ofertă devin șabloane: definești o singură dată câmpurile variabile (nume, CNP, dată, sumă, opțiuni de bifat, tabele cu rânduri), iar aplicația construiește automat formularul de completare. Pe măsură ce completezi, previzualizarea se actualizează. La final generezi documentul în PDF sau Word și îl poți semna imediat. Șabloanele sunt sigure prin construcție: nu pot executa cod și nu pot accesa altceva decât datele declarate.

Generare în lot dintr-un tabel Excel sau CSV

Același șablon, aplicat unui tabel: încarci un fișier XLSX sau CSV, verifici potrivirea propusă între coloane și câmpurile șablonului și obții câte un document pentru fiecare rând, plus o arhivă ZIP cu toate. Toate rândurile sunt verificate înainte de a începe generarea: o dată greșită pe rândul 137 apare ca mesaj lângă tabel, nu ca 200 de documente de sortat după aceea. Fișierele Excel românești, cu separator punct și virgulă, virgulă zecimală și diacritice, sunt citite corect.

Completarea formularelor PDF

Primești de la o instituție sau de la un partener un PDF cu câmpuri de completat? DocForge citește câmpurile, îți oferă câte un câmp de introducere pentru fiecare și scrie răspunsurile înapoi în document, vizibile în orice cititor PDF și la imprimare, cu diacritice corecte. Opțional, formularul poate fi aplatizat: răspunsurile devin conținut obișnuit al paginii și nu mai pot fi modificate. Dacă documentul a fost deja semnat și certificat de emitent cu permisiunea de a fi completat, valorile se adaugă ca revizie nouă, iar semnătura originală rămâne validă.

Operații pe pagini PDF

Pagini afișate ca miniaturi, pe care le reordonezi prin tragere, le rotești, ștergi, duplici sau extragi într-un document separat. Mai multe PDF-uri se pot uni într-unul singur. Poți insera și imagini pe pagină, o siglă, o semnătură scanată, o schiță, trăgând un dreptunghi exact unde le vrei. Documentul nu este transformat în imagine: textul rămâne selectabil și se poate căuta în el.

Filigrane și ștampile

„CONFIDENȚIAL” pe diagonală pe fiecare pagină, „COPIE” repetat pe toată suprafața, ștampila firmei într-un colț: text sau imagine, cu opacitate, unghi și poziție reglabile, pe toate paginile sau doar pe un interval, peste sau sub conținut. Același filigran se poate aplica unui lot întreg de documente dintr-o singură operație.

Anonimizare (redactare) reală

Tragi dreptunghiuri peste ce trebuie să dispară: date personale, sume, clauze confidențiale. Textul, imaginile, desenele și adnotările de dedesubt sunt eliminate efectiv din fișier, nu doar acoperite. Un raport îți arată exact ce a fost eliminat. În multe documente „anonimizate” cu alte programe, textul de sub dreptunghiul negru se poate încă selecta și copia. În DocForge nu mai există.

OCR: PDF-uri scanate în care se poate căuta

Un document scanat este doar o imagine. Recunoașterea optică a caracterelor adaugă textul recunoscut peste imagine, astfel încât poți căuta, selecta și copia textul, păstrând aspectul original. Limbile română și engleză sunt incluse. Procesarea rulează în fundal, iar tu poți lucra în continuare.

Semnătura olografă și semnătura electronică

Semnătura olografă

Desenezi semnătura o singură dată sau încarci o scanare, apoi o plasezi pe orice PDF, cu o mențiune care conține numele semnatarului, localitatea și data. Sunt disponibile și inițialele, pentru parafarea fiecărei pagini. Fiecare aplicare este înregistrată într-un jurnal de audit care identifică exact documentul semnat, prin amprenta conținutului, nu doar prin nume.

Semnătura electronică PAdES, avansată și calificată

Pentru documentele care au nevoie de valoare juridică deplină, DocForge aplică semnături electronice în standardul european PAdES, recunoscut de Adobe Acrobat și de orice validator conform eIDAS.

• Cu certificat stocat în aplicație, potrivit pentru semnături de firmă sau pentru fluxuri automate.
• Cu cheia de pe dispozitivul tău, token USB sau certSIGN Paperless vToken. Cheia privată nu părăsește niciodată calculatorul tău: un mic program local semnează, iar aplicația doar asamblează documentul. Cu un certificat calificat, semnătura este o semnătură electronică calificată, cu efectul juridic al semnăturii olografe.
• Marcă temporală de la o autoritate de marcare a timpului, configurabilă, inclusiv una calificată, pe bază de contract.
• Import și validare pentru documente semnate în altă parte: Adobe Acrobat, certSIGN webSIGN sau altă aplicație.

Validare pentru orice PDF semnat. Pentru fiecare semnătură vezi clar dacă documentul este intact, dacă certificatul este de încredere, dacă este calificat conform listelor de încredere ale Uniunii Europene, dacă are marcă temporală și dacă documentul a fost modificat după semnare.

Certificarea documentelor. Autorul unui PDF îl poate certifica și poate stabili ce modificări mai sunt permise după aceea: niciuna, doar completarea formularelor sau completare plus adnotări.

Protecția documentelor

PDF

Protecție pe mai multe niveluri, cu explicația deschisă a ceea ce face fiecare: unele sunt încuietori reale, altele doar cereri pe care programul de citire le respectă sau nu.

• Parolă de deschidere cu criptare AES-256. Fără parolă, documentul nu poate fi citit.
• Criptare către destinatari anume. Documentul se deschide doar cu certificatul destinatarului; nu mai trimiți nicio parolă pe e-mail sau prin telefon.
• Restricții de utilizare (tipărire, copiere, modificare), numite onest ce sunt.
• Igienizare. Eliminarea codului JavaScript, a atașamentelor, a metadatelor și a altor elemente ascunse înainte ca documentul să plece din firmă.

PDF-urile protejate cu parolă primite din afară sunt acceptate și pot fi deblocate cu parola, într-o versiune nouă, fără a pierde originalul.

Word și Excel

• Parolă de deschidere pentru DOCX și XLSX, cu aceeași criptare pe care o folosește Microsoft Office.
• Restricționarea editării pentru circuitele de revizuire: doar comentarii, doar modificări urmărite sau doar citire.
• Protecția foilor și a registrului în Excel și marcarea documentului ca „final”.
• Semnătura digitală a pachetului Office, care arată dacă documentul a fost modificat după semnare, cu același jurnal de audit ca la PDF.

Fișierele Word și Excel criptate primite din afară sunt acceptate și deschise cu parola lor.

Securitate și confidențialitate

Documentele firmei sunt adesea cele mai sensibile date pe care le ai. DocForge a fost construit pornind de la această idee.

• Separare completă între utilizatori. Nimeni nu poate vedea documentele altui cont; aplicația nici măcar nu confirmă că acestea există.
• Administratorul gestionează conturi, nu conținut. Poate crea și dezactiva conturi, stabili cote de spațiu și reseta parole, dar nu poate deschide documentele utilizatorilor și nu le vede numele. Toate acțiunile administrative sunt înregistrate.
• Documentele primite din afară sunt procesate izolat, într-un mediu fără acces la internet și cu resurse limitate, astfel încât un fișier rău intenționat nu poate afecta restul sistemului.
• Sesiuni sigure. Autentificarea folosește jetoane de scurtă durată, păstrate astfel încât să nu poată fi furate de un script din pagină.
• Limitarea încercărilor la autentificare și la operațiile costisitoare, împotriva ghicirii parolelor și a abuzurilor.
• Jurnale de audit care nu se pot modifica pentru semnături și pentru acțiunile administrative.
• Gestiunea spațiului. Cote per utilizator și ștergerea automată, după o perioadă configurabilă, a documentelor intermediare.
• Acces exclusiv prin conexiune criptată, fără porturi expuse direct pe internet.

Unde rulează

În cloud, găzduit de BrioLogic

Îți creăm conturile și începi să lucrezi imediat, din browser. Noi ne ocupăm de servere, actualizări, copii de siguranță și certificate. Chiar și în această variantă, personalul BrioLogic nu are acces la conținutul documentelor tale: rolul de administrator este construit astfel încât să nu îl permită.

Instalat pe serverele tale

Pentru instituții și firme care nu pot sau nu vor ca documentele să părăsească infrastructura proprie. DocForge se instalează pe un server Linux propriu sau o mașină virtuală, poate funcționa complet fără acces public la internet, iar departamentul IT păstrează controlul total. Opțional, acces din exterior prin VPN sau prin tunel securizat.

În ambele variante, înregistrarea liberă poate fi dezactivată, astfel încât doar administratorul să creeze conturi.

Licențiere fără surprize

Toate componentele pe care se bazează DocForge sunt sub licențe permisive, potrivite pentru utilizare comercială. Am evitat intenționat componentele care ar fi impus publicarea codului sau plata unor licențe către terți. Pentru tine, costul licenței DocForge este singurul cost de licență.

Întrebări frecvente

Trebuie să instalez ceva pe calculator?

Nu. DocForge funcționează în browser. Singura excepție este semnătura calificată cu token USB sau certSIGN vToken, care are nevoie de un mic program local, tocmai ca cheia ta privată să nu plece niciodată de pe calculator.

Semnătura din DocForge are valoare juridică?

Semnătura olografă desenată este o reprezentare vizuală, utilă pentru documente interne, cu jurnal de audit. Semnătura electronică PAdES realizată cu un certificat calificat, de exemplu certSIGN, este o semnătură electronică calificată conform Regulamentului eIDAS și are același efect juridic ca semnătura olografă.

Pot verifica un document semnat de altcineva?

Da. Încarci PDF-ul și vezi, pentru fiecare semnătură, dacă documentul este intact, cine a semnat, dacă certificatul este calificat conform listelor de încredere ale UE și dacă există marcă temporală.

Ce se întâmplă dacă greșesc o operație?

Nimic nu se pierde. Fiecare operație creează o versiune nouă, iar originalul rămâne neatins.

Pot transforma un PDF înapoi în Word?

Nu direct. Reconstruirea fidelă a unui document Word dintr-un PDF este o problemă diferită de conversie și rezultatele ar fi nesigure. Pentru PDF-uri scanate, OCR-ul face textul căutabil și copiabil.

Unde sunt stocate documentele?

În varianta cloud, pe serverele administrate de BrioLogic, unde nici personalul BrioLogic nu are acces la conținutul documentelor. În varianta instalată la tine, exclusiv pe serverele proprii.

Funcționează cu diacriticele românești?

Da, peste tot: în editor, în șabloane, în formularele PDF completate, în filigrane, în fișierele Excel și CSV importate și în OCR.

Vrei să vezi DocForge pe documentele tale?

Contactează-ne pentru o demonstrație pe documente reale din activitatea ta sau pentru o instalare de test.